2020年春から職場での新型コロナウイルスの感染防止に向け、日本ではテレワークの導入が一気に広まりました。
テレワークは働き方改革の一環 として政府が推進している事もあり、東京都のテレワーク導入実態調査結果の企業導入率によると、去年と比べて今年度は倍以上の企業が取り入れています。
しかし、今までテレワークを導入していなかった企業のマネージャーの方達には、いきなりテレワークと言われても何をどうすれば良いか分からない方々が多いと思います。
これまでスタッフが近くにいて、プロジェクトの進行状況の確認や、スタッフが仕事をしているかどうかをすぐ把握できる環境でした。
しかしテレワークの場合、スタッフが在宅勤務、いわゆるリモートワークで近くにいないので、仕事をするにあたって様々な問題やチャレンジがあると思います。
リモートで管理するにあたり、このような課題があります：
・ 毎日業務やプロジェクトをスムーズに進めるにはどうしたら良いか
・ スタッフがしっかりと仕事をしているのか、どう確認するか
・ クライアントと連絡を取らなければいけないとき、どの連絡方法がベストか
・ スタッフのモチベーションと生産性をどうキープ、または上げるか。
自分は海外のクライアントやプログラマーと仕事をすることが多いので、リモートワークは数年前から当たり前のことにしていますが、始めた頃はやはり問題が色々とありました。
テレワーク環境でスタッフを管理するには以下のポイントが重要だと思います。
- テレワークに合うプロセスの作成
- コラボレーションのツールを導入
- KPIの設定
- スタッフの自立
- オン・オフの切り替え
- スタッフとマネージャーの信頼関係
テレワーク環境に合う新しいルールやプロセスを作る
テレワーク環境で効率よく仕事を進めるには、テレワークに合うように今ある業務プロセスを見直し、新しいプロセスや社内制度を作り、それをスタッフに理解してもらうことが重要です。
スタッフにとっても新しい仕事環境なので、ルールやプロセスがないと各自が自分のマイルールで動いてしまうリスクもあります。自分で自分のプロセスを作るというのは素晴らしいことだと思いますが、管理職の立場から見ると、皆が同じルールやプロセスで働いていてくれると管理しやすくなります。
新しいプロセスを作る時、シナリオベースモデルで考えていくと簡単に作れます（○○というシナリオの場合、○○をする）。
例：
- パソコン、又はインターネットに問題があり、仕事に接続できない場合、マネージャーAに連絡
- プロジェクトで質問があった場合、プロジェクトメンバー全員にメールで連絡
- 休憩時間を取る場合、マネージャーA、BとスタッフAに「○○分休憩します」とグループチャットで知らせる
- スタッフAさんとなぜか15分以上連絡がとれない場合、マネージャーAに連絡
- 仕事の開始時間と終了時間少し前にビデオチャットをする
- クライアントに質問がある場合は、メールでまず行い、会話が必要な場合はWeb会議をスケジュールする
- 昼食に行くときは、マネージャーAにメッセージを送る
- 仕事の終了時にタイムシート・勤務時間を入力
これらのプロセスは企業や部署のサイズにもよりますが、管理職が最初にプロセスのベースを作り、それを元に、社員の意見を取り入れて改善していくことが大事です。
ルールやプロセスは毎月少し変えよう
人は誰も毎日同じことをしていると飽きます。新しいツールを導入したり、スタッフ同士での雑談タイムを混み込むなど、テレワーク環境に多少の変化を加えるのは良いことです。
コラボレーションのツールを導入
コラボレーションツールとは、企業やチーム内のコミュニケーションや情報共有をサポートしてくれるクラウドアプリです。グループチャット、ファイルの共有スペース、プロジェクトの進捗管理など、ビジネスを円滑にするための複数の機能を包括しています
主に使用されているツールはMicrosoft TeamsとSlackです。
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ)
Microsoft TeamsはMicrosoft365とOffice365に含まれているアプリケーションです。チーム内でのチャットやWeb会議はもちろん、外部のユーザーを招待して会議することもできます。Microsoft Teamsは何と言っても、他のOffice製品との連携が素晴らしいです。チャット内でファイルをアップロードすると、自動でMicrosoft SharePointにアップロードされたり、TeamsからWordやExcelを開くこともできます。
Slack（スラック）
Microsoft Teamsと同様にプライベートチャットやチャンネルなどを作ることができ、より効率よくスタッフと仕事をすることができます。Slackは多くのアプリとの連携が可能で、例えばGoogleシートを連携させて、クライアントと一緒に同時編集という事もできます。Slackは無料で導入できますが、無料版ではWeb会議が一対一しかできないので、グループ会議が必要な方は有料版が必要です。
KPI設定：マイクロマネジメントではなく、ターゲット、KPIをベースに働く
テレワークではチームの行動を確認するのが難しいため、スタッフに頻繁に連絡を取ってしまう傾向があります。このようなマイクロマネジメントはマネージャーにとっては、スタッフが何をしているかつねに把握できるので良いことかもしれませんが、スタッフからしたら仕事に集中ができず、生産性が逆に下がる可能性があります。
自分でも考えてみてください。もし上司が数分おきに状況確認として電話、またはメッセージしろといったようなリクエストをしてきたら、かなり人をイラつかせると思いませんか？
また、仕事中はずっとWebカメラをずっとつなげることを義務付ける企業も多くいますが、そこまでする必要はあるのでしょうか？
これは組織によりますが、できれば「何時間働いた」事よりも「何のタスクを完了させた」という考えのシフトがテレワークでは重要です。これにより、コミュニケーションの頻度設計もマネージャーとスタッフ両側が納得する程よいレベルに設定することができるはずです。
この考えではKPI（Key Performance Indicators)、重要業績評価指標の設定が必須です。
例えばウェブ制作チームの場合、「金曜日までにサイトマップを完成させる」、「来週の水曜日までにホームページのデザインのコンセプトを１つあげる」など明確に設定することがキーです。
ここで気を付けていただきたいのは現実的なスケジュールを組むことです。もしデザインに普段８時間かけているのに、家で仕事しているから4時間後にデザインを仕上げろという無理なスケジュールを押し付けるようなことをしてはダメです。
オン・オフの切り替えの重要性を伝える
在宅勤務をしていると、仕事とプライべートの切り替えに苦労する人が多いと言われています。
テレワークだと仕事環境が家の中にあるので、つい残っている作業を終わらせようと長時間労働をしてしまいます。
テレワーク始めの頃は、通勤時間もなくなり、普段よりも仕事の量を多めに扱ってしまうことが多いです。
長時間の労働と、キャパシティーがオーバーの仕事をしてしまうと、やはり徐々に疲れとストレスが溜まっていきます。
スタッフの仕事のペースを管理し、しっかり仕事のオフの重要性を伝えることが大切です。
最終的にはスタッフとマネージャーの信頼関係が重要
テレワークで最も重要なのは良いスタッフとマネージャーの信頼関係を築くことです。
考えてみてください。
スタッフが自分の仕事をきっちりしていれば、マイクロマネジメントをする必要はありません。
マイクロマネジメントをしなければ、スタッフがずっと監視されているような気分にならずに、自由に仕事ができるようになります。
管理職もマネジメントする時間が減り、他の重要なタスクに取り組むことができ、生産性が向上します。
これが理想の仕事環境だと思いませんか？
マネージャーがスタッフとの信頼関係を良くするには以下のようなことをトライしてみてください。
チームリーダーになれ
管理職に求められる能力として、よく挙げられのは、チームをまとめ、仕事の方向性を示すリーダーになることです。
テレワークは沢山の人にとって慣れない仕事環境なので、何をどうすればいいのか分からないことばかりです。そういう時こそ、強いリーダーシップを発揮し、先頭に立ってメンバーを牽引することが重要です。
サポート側にまわろう
テレワークでは会社で働いている時とは違い、隣に質問をすぐに聞ける仲間がいないので、一人で問題を抱え込んでしまうスタッフも多くいます。
スタッフ一人一人とコミュニケーションを取り、いつでも助けが必要な時はサポートできるという事を伝えましょう。
